Der Finale Schritt: Die konstituierende Sitzung
Der Beginn einer neuen Betriebsrats-Ära
Die Betriebsratswahl ist beendet und Ihre letzten wichtigen Aufgaben stehen an: Jetzt müssen Sie den Betriebsrat in Kenntnis setzen und zur konstituierenden Sitzung einberufen, in der die neue Vorsitzende bzw. der neue Vorsitzendende des Betriebsrats und deren bzw. dessen Stellvertreter gewählt werden.
Benachrichtigung der Gewählten des neuen Betriebsrats
Mit feststehen des Wahlergebnisses, folgt Ihr erster Schritt, die Benachrichtigung der gewählten Kandidatinnen und Kandidaten. Die Benachrichtigung muss schriftlich und unverzüglich erfolgen. Sollten einzelne Bewerberinnen und Bewerber ihre Wahl zum Betriebsratsmitglied ablehnen, müssen sie dies Ihnen gegenüber spätestens binnen einer Frist von drei Arbeitstagen, nach Erhalt der Wahlbenachrichtigung, erklären (§ 17 Satz 2 WO). Ist dies nicht der Fall und die Kandidatinnen und Kandidaten geben keine Erklärung über die Ablehnung der Wahl ab, gilt die Wahl als angenommen. Erklärt eine gewählte Kandidatin bzw. Kandidat Ihnen als Wahlvorstand vorab eine sichere Annahme der Wahl, kann die Frist abgekürzt werden.
Nach diesem Schritt und Ablauf der Frist steht final fest, aus welchen gewählten Kandidatinnen und Kandidaten der Betriebsrat zusammengesetzt ist. Jetzt folgt die Bekanntmachung der Namen der neugewählten Betriebsratsmitglieder nach § 18 WO. Diese muss in gleicher Art und Weise erfolgen, wie beim Wahlausschreiben, sprich durch den Aushang einer Wahlniederschrift (vgl. § 16 WO). Des Weiteren müssen Sie dem Arbeitgeber sowie den im Betrieb vertretenen Gewerkschaften eine Abschrift der Wahlniederschrift übersenden.
Die Einladung zur konstituierenden Sitzung, der finale Schritt für Sie als Wahlvorstand
Im finalen Schritt berufen Sie die konstituierende Sitzung ein. Hier wird wie vorhin beschrieben, die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Betriebsrats und deren bzw. dessen Stellvertretung bzw. Stellvertreter gewählt.
Wichtig: Erst wenn eine Vorsitzende bzw. ein Vorsitzender und deren Stellvertreterin bzw. Stellvertreter gewählt wurde beginnt das Amt des neuen Betriebsrats.
Die neu gewählten Mitglieder müssen Sie als Wahlvorstand vor Ablauf einer Woche nach dem Tag der BR-Wahl zukommen lassen (§ 29 Abs 1 Satz 1 BetrVG).
Wichtig: Der Tag der BR-Wahl zählt bei der Berechnung der Wochenfrist nicht mit. Hingegen gilt die gesetzliche Wochenfrist nur für die Einladung selbst und nicht für das Stattfinden der Sitzung. Diese kann auch zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden.
In der Regel wird diese Praxis aber nur angewandt, wenn aktuell ein Betriebsrat besteht, dessen Amtszeit zu einem späteren Zeitpunkt endet. Ist dies nicht der Fall, sprich endet die Amtszeit vor dem Termin der Wahl oder ist noch kein Betriebsrat vorhanden, heißt das höchste Gebot – Eile. Die Mitbestimmungswirkung und -rechte des Betriebsrats muss die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber erst dann beachten, wenn der Betriebsrat tatsächlich existiert – Mit der konstituierenden Sitzung!
So beschleunigen Sie den Amtseintritt des neu gewählten Betriebsrats
Durch ein kurzfristiges Einberufen der konstituierenden Sitzung direkt nach der BR-Wahl ist es Ihnen möglich den Amtseintritt zu beschleunigen. Das geht auch vor Ablauf der drei Tages Frist, indem alle gewählten Mitglieder ihre verbindliche Erklärung zur Annahme der Wahl bei Ihnen abgeben. Stellen Sie als Wahlvorstand sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und laden alle Mitglieder ein, kann Ihnen dabei nichts mehr im Weg stehen.
Wie muss die Einladung aussehen?
Für die Einladung der konstituierenden Sitzung gibt es keinerlei Formvorschriften. Wir empfehlen Ihnen aber die schriftliche Einladung zur konstituierenden Sitzung, damit Sie die Beweisbarkeit sicherstellen und Sie sich somit die Steine aus dem Weg räumen.
Sollten Sie die Einladung mündlich oder per Mail überbringen müssen Sie darauf achten, dass Sie alle gewählten Personen verbindlich über den Termin und die Tagesordnung der Sitzung informieren. Stellen Sie auch hier die Beweisbarkeit, z.B. durch einen Zeugen, sicher.
Insgesamt ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass alle gewählten Personen rechtzeitig vom Termin der wichtigen konstituierenden Sitzung erfahren. Hierauf sollte Ihr Fokus liegen.
Berücksichtigung der Geschlechterquote, sowie die Ladung der Ersatzmitglieder
Bitte beachten Sie dringend, dass, auch wie zukünftig bei der Einladung der Betriebsratsvorsitzenden die gesetzlich vorgeschriebene Geschlechterquote zwingend erforderlich ist (§ 15 Abs. 2 BetrVG). Nur wenn die richtige Besetzung vorhanden ist, sind die Beschlüsse und Wahlen in der konstituierenden Sitzung wirksam. Sie als Wahlvorstand müssen darauf achten, bei der Einladung das richtige Verhältnis der Frauen und Männer, die gewählt worden sind, zu berücksichtigen. Auch bei der Ladung der Ersatzmitglieder ist wichtig, dass wenn eine Frau verhindert ist, Sie die nächste Frau auf der Liste der Ersatzmitgliedereinladen, selbst wenn ein Mann vor ihr steht.
Bitte beachten Sie, dass Sie für jede verhinderte Person, von der sie vorher Kenntnis haben, ein Ersatzmitglied laden müssen. Doch bedenken Sie auch, dass die gewählten Mitglieder sich auch, trotz vorliegen eines Verhinderungsgrunds dafür entscheiden können an der konstituierenden Sitzung teilzunehmen.
Das Selbstzusammentrittsrecht des neu gewählten Betriebsrats
Was machen Sie, wenn Sie keine rechtzeitige Einladung Ihres Wahlvorstands zur konstituierenden Sitzung erhalten? Ganz klar: Das Selbstzusammentrittsrecht tritt ein.
Das heißt, dass eines, egal welches, der neu gewählten Mitglieder zur konstituierenden Sitzung einladen. An der Einladung selbst ändert sich nichts. Alles bleibt analog der Einladung des Wahlvorstandes, sprich die Einladung muss den Termin, die Tagesordnung enthalten und allen gewählten Mitgliedern rechtzeitig zugehen. Einzige Änderungen sind, die Nennung des Grundes, folglich die Untätigkeit des Wahlvorstands und die Eröffnung der konstituierenden Sitzung obliegt dem einladenden gewählten Mitglied.
Der Ablauf der konstituierenden Sitzung
Teilnahmerecht haben nur die neu gewählten Mitglieder (ggfs. geladene Ersatzmitglieder) und die bzw. der Vorsitzende des Wahlvorstands. Die übrigen Mitglieder des Wahlvorstands haben dieses Recht an der Teilnahme nicht!
Agenda/Ablaufschema der konstituierenden Sitzung:
- Eröffnung und Wahl der Wahlleiterin bzw. des Wahlleiters
Der Vorsitzende des Wahlvorstand (ggfs. das einladende gewählte Mitglied) eröffnet die konstituierende Sitzung. Dieser stellt zunächst die Beschlussfähigkeit fest. Für die Wahl der Wahlleiterin bzw. des Wahlleiters muss der Betriebsrat beschlussfähig sein. Das heißt, es müssen mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder an der Wahl teilnehmen. Ist in der konstituierenden Betriebsratssitzung nicht mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder anwesend, muss der Wahlvorstand eine neue konstituierende Betriebsratssitzung einberufen. Anschließend wir einer der Betriebsratsmitglieder zur Wahlleiterin bzw. zum Wahlleiter für die anstehenden Wahlen der Sitzung gewählt. Es erachtet sich als sinnvoll, zusätzlich einen Protokollführer zu wählen. Für die Position der Wahlleiterin bzw. des Wahlleiters kann sich jedes gewählte BR-Mitglied bereiterklären, allerdings sollten diejenigen mit dem Anspruch Vorsitzende bzw. Vorsitzender oder derer Stellvertreter zu werden davon absehen. Dies dient zur Vermeidung möglicher Konflikte. - Die Aufgabe der Wahlleiterin bzw. des Wahlleiters: Wahl der bzw. des Betriebsratsvorsitzenden und ihres bzw. seines Stellvertreters
Gehört die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Wahlvorstandes zum Kreis der gewählten Mitglieder darf sie bzw. er weiterhin an der Sitzung teilnehmen. Ist dies nicht der Fall, muss sie bzw. er die Sitzung verlassen. Die Wahlleiterin bzw. der Wahlleiter führt nun die Sitzung und die Wahl der bzw. des Betriebsratsvorsitzenden. Bei der Wahl gibt es keine bestimmten oder besonderen Formvorschriften. Diese kann durch eine geheime oder offene Abstimmung erfolgen. Wichtig ist, dass vorausgesetzt ist, dass die Entscheidung bzw. das Ergebnis der Wahl eindeutig erkennbar ist. Sollte ein gewähltes Mitglied eine geheime Abstimmung fordern, ist diese zwingend durchzuführen. - Weiterer Verlauf der Sitzung
Sobald die Wahl gelaufen ist und eine neue Vorsitzende bzw. Vorsitzender gewählt worden ist, übernimmt diese bzw. dieser die weitere Sitzung. Wichtig ist, dass wenn die bzw. der Betriebsratsvorsitzende und deren Stellvertreter gewählt worden sind, ist der neu gewählte Betriebsrat in seiner Tätigkeit voll amtsbereit und handlungsfähig. Die einzige Ausnahme, dass dies nicht so eintritt, wäre, wenn die Amtszeit des aktuellen Betriebsrats noch nicht abgelaufen ist. - Protokollführung während der konstituierenden Sitzung
Über den gesamten Ablauf und insbesondere die Wahlen muss eine Niederschrift (Protokoll) erstellt werden. Diese Niederschrift muss anschließend an die Sitzung von der bzw. dem neuen Vorsitzenden des Betriebsrats und einem weiteren Mitglied, bestenfalls der Wahlleiterin bzw. dem Wahlleiter, unterzeichnet werden.
